En l’espace de quelques années seulement, le taux d’occupation des employés à leur poste de travail s’est considérablement réduit. Les entreprises, grandes et petites, trouvent donc des moyens de s’adapter à ce nouveau phénomène. Le flex office est l’une d’entre elles, qui a la faveur de nombreuses entreprises, déjà bien établies ou en pleine croissance.
Voici un petit guide sur tout ce que vous devez savoir sur cette nouvelle organisation de l’espace et les conditions de travail qui y sont liées.
Qu’est-ce que le flex office
Le flex office, également connu sous le nom de « desk sharing », est une nouvelle forme d’organisation des postes de travail pour les employés. Dans l’organigramme traditionnel, le salarié est affecté à un poste fixe, soit en open space, soit dans un bureau fermé. Dans le flex office, l’espace de travail est distribué en fonction de l’usage. Le salarié va donc se rendre dans l’espace qui correspond le mieux à la tâche qu’il doit effectuer.
Le flex office est un espace de travail aménagé pour que les employés travaillent dans des conditions optimales. Cela implique une répartition adéquate des espaces, notamment les bureaux de travail, les toilettes, les salles de réunion, la salle à manger, etc. Dans un tel environnement, la nomadisation des employés est donc directement liée à leur activité et à leur humeur du moment afin de maximiser leur productivité.
Le travail nomade se simplifie grâce aux centres d’affaires comme ceux de BBS.
Une tendance qui va rester
Le flex office n’est pas une simple tendance mais une véritable évolution. Cette nouvelle répartition des bureaux est un phénomène révolutionnaire qui souligne le passage d’une économie de la propriété à une économie de l’usage.
On peut supposer que les bureaux fixes vont progressivement disparaître, un processus probablement accéléré par la pandémie, qui pousse les employés à travailler à distance. Des études ont montré que nombre d’entre eux ont pris goût à la flexibilité au travail, au profit d’autres modes de consommation des espaces de travail, comme le fait d’opter pour un flex office.
Avantages du flex office
Réduction des coûts
L’espace moyen nécessaire occupé par les postes de travail d’une entreprise est beaucoup plus petit lorsqu’on travaille en flex office, ce qui permet de réduire les coûts de location des espaces de travail.
Un coup de pouce à la créativité : Il a été prouvé que le fait de pouvoir travailler librement et de sortir de la routine permet aux travailleurs de trouver plus facilement de nouvelles perspectives et idées !
Une meilleure productivité
Pouvoir choisir un espace de travail dans lequel nous nous sentons à l’aise a un impact direct sur l’amélioration de la qualité de vie au travail, qui à son tour améliore notre productivité.
Moins de contraintes, plus d’espaces collaboratifs
La multiplication des espaces communs et collaboratifs favorise les échanges entre les équipes transversales, améliorant la coordination des équipes et facilitant les projets collectifs.
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Inconvénients du flex office
L’importance du sens de l’organisation
Le quotidien quand on n’a pas de bureau dédié nécessite un plus grand sens de l’organisation, qu’il s’agisse de fixer à l’avance les lieux de rendez-vous avec les équipes, de réserver une salle de réunion, etc.
Sous-estimer le taux d’occupation
Les entreprises qui utilisent des bureaux flexibles ont tendance à sous-estimer le taux d’occupation, ce qui a pour effet de surcharger les espaces de travail. Cela ne permet pas aux employés de travailler confortablement, en plus d’aller à l’encontre des mesures sanitaires en cas de pandémie.
